Collaborer et partager avec Google Workspace

Contexte de la formation

Dans un environnement de travail de plus en plus numérique et collaboratif, la maîtrise des outils de productivité en ligne est devenue indispensable. Google Workspace, avec sa suite d’applications intégrées, offre une solution complète pour la gestion des données, la communication et la collaboration. Cette formation vise à permettre aux utilisateurs de Google Workspace professionnel de tirer pleinement parti de la plateforme, en se concentrant sur les fonctionnalités avancées, la sécurité et les bonnes pratiques de partage.

Objectifs de la formation

• Identifier les fonctionnalités principales de google Workspace et son environnement.
• Maitriser l’utilisation collaborative de Google Drive.
• Expérimenter les outils de la suite bureautique collaborative (Docs, Sheets, Slides, Agenda, Gmail…) pour partager des informations.
• Appliquer les bonnes pratiques de sécurité et de partage pour protéger les données et optimiser la collaboration.

Méthodes pédagogiques et suivi

• Alternance de présentations théoriques, de démonstrations pratiques et d’exercices individuels et en groupe.
• Mises en situation réelles étude de cas pratique.
• Accès à un environnement de test Google Workspace.

Modalités d’évaluation

• Évaluation formative tout au long de la formation : exercices pratiques, questions/réponses, mises en situation.
• Évaluation sommative en fin de formation : questionnaire de validation des acquis.

Attestation / Certification

• Certificat de réalisation et attestation d’évaluation des acquis.

Programme de la formation

Jour 1 : Gestion des Données et Collaboration Centrale

• Matin
  • Google Drive : Le Centre de la Collaboration
    • Structure de Drive : dossiers partagés, fichiers, organisation optimale.
    • Permissions de partage approfondies : rôles, accès granulaires, sécurité des données.
    • Drive partagés : utilisation pour la collaboration en équipe, gestion des versions.
    • Sauvegarde des données : synchronisation, Google Drive pour ordinateur, sauvegarde des données de son PC vers Google Drive, et sauvegarde des données de gmail.
    • Exercices pratiques : création de Drive partagés, configuration de permissions complexes, mise en place de sauvegarde.
  • Gestion des données et bonne pratique
    • Recherche avancée dans Drive : trouver rapidement les informations.
    • Gestion des versions et restauration de fichiers : éviter les pertes de données.
    • Bonnes pratiques pour l’organisation et la sécurisation des données partagées.
    • Exercices pratiques : restauration de fichiers et mise en place d’une politique de gestion de documents adaptée.
• Après-midi
  • La Suite Bureautique Collaborative : Docs, Sheets, Slides
    • Google Docs : collaboration en temps réel, commentaires, suggestions, versions.
    • Google Sheets : travail collaboratif sur les feuilles de calcul, formules partagées, graphiques.
    • Google Slides : création de présentations interactives, collaboration à plusieurs, partage de présentations.
    • Exercices pratiques : création et modification de documents collaboratifs, utilisation des fonctionnalités de partage et de commentaires.

Jour 2 : Communication et Organisation Partagée

• Matin
  • Gmail : Communication et Partage d’Informations
    • Gestion des e-mails professionnels : filtres, libellés, organisation.
    • Fonctionnalités collaboratives : partage de brouillons, commentaires, intégration avec Drive.
    • Groupes Google: outil de diffusion simple et de partage de documents.
    • Exercices pratiques : configuration de filtres partagés, collaboration sur des brouillons et création d’un groupe google.
  • Google Agenda : Organisation et Partage du Temps
    • Planification d’événements partagés : invitations, notifications, ressources.
    • Gestion des agendas d’équipe et des agendas partagés.
    • Intégration de Google Agenda avec d’autres applications.
    • Exercices pratiques : création d’agendas partagés, planification de réunions d’équipe.
• Après-midi
  • Communication instantanée et visioconférence
    • Google chat : création d’espace partagé, et travail collaboratif.
    • Google meet : partage d’écran, travail en sous-commission, enregistrement.
    • Exercice pratique : utilisation de chat et meet dans le cadre d’un projet commun.

• • Révision, Questions/Réponses et Bonnes Pratiques de Partage
    • Révision des fonctionnalités clés de partage et de collaboration.
    • Questions/réponses approfondies.

Bonnes pratiques pour le partage sécurisé et efficace des informations.